Un gran método para ser más productivos

Hoy quiero hablar de un método que te ayuda a autogestionar tu tiempo y tus recursos. Recomiendo seguir los pasos para habituarse a ellos e incluirlos dentro del repertorio conductual del día a día.

Espero que os guste y os sirva, comparte tu experiencia.

Qué es el método GTD

El método GTD, el acrónimo del inglés Getting Things Done, inventado por David Allen es un método para lograr que mejoremos nuestra productividad en el trabajo organizándonos mejor. Todas las ideas están publicadas en su libro "Organízate con eficacia" de la Editorial Urano.

El método GTD no se centra en el establecimiento de prioridades sino en la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad, etc. Así mismo, se considera un Proyecto toda tarea inconclusa en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada.

La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer respecto a un proyecto cualquiera. Por eso en este curso veremos algunas herramientas que te ayudarán a ello.

 La importancia de la reflexión previa

Según Allen, nos bloqueamos fácilmente en el desarrollo de nuestros proyectos porque no hemos reflexionado previamente sobre ello en la planificación. Así que veremos lo importante que es reflexionar sobre aquellas tareas que están asociadas a cualquier proyecto para poder planificarlas de antemano.

 Desconfía de tu memoria

Allen también sostiene que nuestra memoria es considerablemente ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo. Por esa razón tenemos que ayudarla. Algunas herramientas nos ayudarán a saber cuáles son las acciones próximas que tenemos que realizar para completar nuestro proyecto o tarea.

 

Olvida la multitarea

Hacer varias cosas a la vez sólo te dispersará y te apartará de las acciones que tenías planificadas. El GTD es muy claro en este aspecto: haz en cada momento un única cosa y deja ti cabeza libre del resto de pensamientos. Sólo así olvidarás el estrés y el agobio, a la vez que serás más productivo.

 Principios del GTD

Según la información de Wikipedia encontramos estos principios del GTD:

  Recopilar

Depositar en "cestas" externas, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Aquí incluimos los correos electrónicos, libretas de notas, agendas, etc. Se trata de verlas como simples "cestas" de almacenamiento. Tienes que "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos las "cestas" deberían vaciarse al menos una vez por semana.

 Procesar

Cuando estés procesando tu "cesta", deberías seguir estrictamente este orden:

• Empezar siempre por el principio
• No procesar más de un elemento a la vez.
• No enviar de vuelta a la "cesta" a ningún elemento.
• Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:

• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
• Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
• Posponlo.

• Si un elemento no requiere una acción,

• Archívalo como referencia.
• Deséchalo si no es procedente.
• Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

 Organizar

Cuanto tenemos que organizarnos para hacer algo elaboraremos las siguientes listas de tareas:

• Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la acción próxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Este tipo de acciones se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por teléfono', o 'en la tienda'...

• Proyectos - Los proyectos son conjuntos de tareas en las que estamos involucrados. Debes crear una carpeta por cada uno de ellos y revisarlos periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.

• En espera - cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.
• Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. 

La importancia del calendario

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

Sistema de recordatorios

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel o un post-it , si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. Elige el sistema que quieras pero sólo un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

 Como usuarios de Gmail, podéis utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos. Además, os recomiendo utilizar la extensión Activeinbox para Firefox o Chrome y así utilizar Gmail como GTD.

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. No de dejes llevar y haz tus acciones en el orden que están porque tendemos a dejar lo difícil para el final. Igualmente, revisa cada semana los proyectos "en espera" para que no esperen eternamente.

 Hacer

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos más tiempo en organizar las tareas en vez de hacerlas. 

¡Atrévete al cambio!

Ansiedad y somatización corporal de síntomas de estrés

En la vida diaria nos encontramos sometidos a una serie de exigencias que en ocasiones por acumulación de tareas o diversos sucesos no podemos responder a dichas exigencias que, normalmente, son autoimpuestas por nosotros mismos. Entonces, es cuando nos sobrevienen estados de ansiedad e incluso en algunos casos ataques de pánico que se relacionan directamente con reacciones fisiológicas en nuestro organismo.

Al no entender que esas reacciones vienen dadas por el mismo estrés la persona puede pensar que tiene alguna dolencia de tipo cardiaca, respiratoria o cerebral, ya que hay mareos, apnea y aumento de la frecuencia cardiaca.

Así pues, la persona puede adquirir una fobia contextual y miedo a sufrir los mismos síntomas lo que genera una ansiedad anticipatoria ante situaciones que se viven con estrés o donde ya se ha producido un ataque de ansiedad en el pasado. El paciente somatiza esos síntomas y adquiere fobias selectivas.

La mejor forma de atajar este tipo de problema son las técnicas cognitivo-conductuales como la parada de pensamiento, la reestructuración cognitiva ( eliminación de ideas irracionales) , la relajación progresiva de jacobson y la DS (Desensibilización Sistemática), donde el objetivo es empoderar al  paciente para gestione y controle sus pensamientos y los estímulos negativos del contexto.

PARADA DE PENSAMIENTO Y REESTRUCTURACIÓN COGNITIVA

El ser humano presenta una serie de ideas que conforman su escala de valores, a estas ideas, las vamos a denominar ideas primigenias, las cuales cuando se trabaja sobre ellas crecen y se hacen conscientes por lo que pasan a convertirse en un pensamiento consciente, después, se transforman en una actitud de la persona y finalmente en un hábito. La persona puede estar en distintos estadíos por lo que la técnica puede recomendarse por más tiempo hasta la completa eliminación de los pensamientos intrusivos o irracionales.

La técnica es muy sencilla, coloca una goma en la muñeca y cuando el paciente detecta que los pensamientos irracionales están asaltando su mente, es decir, toma conciencia de ellos, tira de la goma y automáticamente se repite, a poder ser en voz alta, "Basta Ya, Nombre de la persona" "No tienes porque pensar así, en cambio puedes pensar....(Pensamiento positivo alternativo)"

Finalmente intentar realizar una actividad reforzante para disipar los pensamiento y hacer alguna de las siguientes técnicas:

-Focalización Sensorial: Centrarse en algo muy positivo y reforzante en la vida de la persona y dejar fluir ese pensamiento.

-Relajación Progresiva de Jacobson: Explicada a continuación.

- Técnicas de respiración Diafragmática:

1. Cuando estamos aprendiendo a realizar la respiración diafragmática es útil acostarse boca arriba cómodamente, y más adelante practicarla sentados, de pie, caminando… con la práctica la podrás incorporar a tu vida cotidiana.  Para empezar, oosa tus manos en el abdomen.
2. Antes de empezar expulsa a fondo el aire de tus pulmones varias veces, puedes hacer algunos suspiros o exhalar por la boca.  El objetivo es vaciar bien los pulmones de aire residual, lo cual automáticamente provocará la necesidad de inspirar más profundamente.
3. Una vez provocado este impulso de respiración profunda, inicia la respiración diafragmática dirigiendo el aire al inspirar “hacia tu abdomen”  como si quisieras empujar hacia arriba tas manos que están sobre él.
4. Retén unos instantes el aire en tus pulmones, brevemente, sin que haya presión.
5. Cuando sientas la necesidad de expulsar el aire, hazlo relajando tu vientre (este se “desinflará” y las manos bajarán con él).
6. Quédate un instante con los pulmones vacíos, sintiendo cómo te vas relajando, y en cuanto sientas nuevamente el impulso de inspirar, hazlo profunda y lentamente volviendo a llenar tus pulmones mientras tu abdomen sube.

RELAJACIÓN PROGRESIVA DE JACOBSON

Jacobson propone unos 16 grupos musculares para la relajación. Consiste en tensión y distensión muscular acompañada con respiración profunda en tensión y exhalar en distensión.
Son ejercicios de 4 series de 20 segundos de contracción máxima por 10 segundos de relajación.
Yo en consulta suele seleccionar 4 grupos musculares donde el paciente refiere estar más contracturado o nota más tensión.
Siempre escojo como primer grupo las manos ya que son músculos pequeños pero que almacenan mucha tensión durante el día, el resto de músculos son seleccionados por el paciente.

DESENSIBILIZACIÓN SISTEMÁTICA

Ésta técnica se emplea con fobias adquiridas y problemas de ansiedad por Trastorno Obsesivo-Compulsivo.
Consiste analizar la fobia del paciente y realizar una escala de ansiedad ante distinta exposicón del paciente al estímulo negativo. Una vez hecha dicha escala se pasa a exponer al paciente en vivo a la situación problemática haciendo acercamientos progresivos. Con está tecnica se utilizan otras técnicas complentarias para motivación, parada de pensamiento y autorefuerzo.
El objetivo es sensibilizar al paciente ante el estímulo negativo para convertilo en neutro o positivo.
Esta técnica es propia de problemas de fobia a volar, insectos, limpieza, higiene, fobia social, agorafobia, claustrobia, hidrofobia, fobia a la comida, hipocondría, entre otras.

Espero que os haya gustado el post y si teneís cualquier duda podeís participar, exponiendo temas nuevos de interés o con cualquier pregunta.
Muchas gracias a todos.

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