Un gran método para ser más productivos

Hoy quiero hablar de un método que te ayuda a autogestionar tu tiempo y tus recursos. Recomiendo seguir los pasos para habituarse a ellos e incluirlos dentro del repertorio conductual del día a día.

Espero que os guste y os sirva, comparte tu experiencia.

Qué es el método GTD

El método GTD, el acrónimo del inglés Getting Things Done, inventado por David Allen es un método para lograr que mejoremos nuestra productividad en el trabajo organizándonos mejor. Todas las ideas están publicadas en su libro "Organízate con eficacia" de la Editorial Urano.

El método GTD no se centra en el establecimiento de prioridades sino en la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad, etc. Así mismo, se considera un Proyecto toda tarea inconclusa en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada.

La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer respecto a un proyecto cualquiera. Por eso en este curso veremos algunas herramientas que te ayudarán a ello.

 La importancia de la reflexión previa

Según Allen, nos bloqueamos fácilmente en el desarrollo de nuestros proyectos porque no hemos reflexionado previamente sobre ello en la planificación. Así que veremos lo importante que es reflexionar sobre aquellas tareas que están asociadas a cualquier proyecto para poder planificarlas de antemano.

 Desconfía de tu memoria

Allen también sostiene que nuestra memoria es considerablemente ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo. Por esa razón tenemos que ayudarla. Algunas herramientas nos ayudarán a saber cuáles son las acciones próximas que tenemos que realizar para completar nuestro proyecto o tarea.

 

Olvida la multitarea

Hacer varias cosas a la vez sólo te dispersará y te apartará de las acciones que tenías planificadas. El GTD es muy claro en este aspecto: haz en cada momento un única cosa y deja ti cabeza libre del resto de pensamientos. Sólo así olvidarás el estrés y el agobio, a la vez que serás más productivo.

 Principios del GTD

Según la información de Wikipedia encontramos estos principios del GTD:

  Recopilar

Depositar en "cestas" externas, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Aquí incluimos los correos electrónicos, libretas de notas, agendas, etc. Se trata de verlas como simples "cestas" de almacenamiento. Tienes que "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos las "cestas" deberían vaciarse al menos una vez por semana.

 Procesar

Cuando estés procesando tu "cesta", deberías seguir estrictamente este orden:

• Empezar siempre por el principio
• No procesar más de un elemento a la vez.
• No enviar de vuelta a la "cesta" a ningún elemento.
• Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:

• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
• Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
• Posponlo.

• Si un elemento no requiere una acción,

• Archívalo como referencia.
• Deséchalo si no es procedente.
• Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

 Organizar

Cuanto tenemos que organizarnos para hacer algo elaboraremos las siguientes listas de tareas:

• Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la acción próxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Este tipo de acciones se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por teléfono', o 'en la tienda'...

• Proyectos - Los proyectos son conjuntos de tareas en las que estamos involucrados. Debes crear una carpeta por cada uno de ellos y revisarlos periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.

• En espera - cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.
• Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. 

La importancia del calendario

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

Sistema de recordatorios

La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel o un post-it , si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. Elige el sistema que quieras pero sólo un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas.

 Como usuarios de Gmail, podéis utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos. Además, os recomiendo utilizar la extensión Activeinbox para Firefox o Chrome y así utilizar Gmail como GTD.

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. No de dejes llevar y haz tus acciones en el orden que están porque tendemos a dejar lo difícil para el final. Igualmente, revisa cada semana los proyectos "en espera" para que no esperen eternamente.

 Hacer

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos más tiempo en organizar las tareas en vez de hacerlas. 

¡Atrévete al cambio!